Mycalls UG (haftungsbeschränkt) — Stand: September 2026
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der eigenen Website, Vertragsanbahnung und Geschäftsbeziehung ist:
Mycalls UG (haftungsbeschränkt)
Haarbachtalstraße 19, 52080 Aachen
Telefon: +49 (152) 11014450
E-Mail: info@my-calls.de
Internet: www.my-calls.ai
Geschäftsführer: Julius Esmaeilzadeh Saee
Für Datenschutzanliegen können Sie sich unter den genannten Kontaktdaten an uns wenden.
(1) Soweit Mycalls im Rahmen des KI-Managed-Telefonservices Anrufdaten, Gesprächsinhalte, Transkripte oder sonstige personenbezogene Daten im Auftrag eines Unternehmenskunden verarbeitet, handelt Mycalls als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Verantwortlicher für diese Verarbeitung ist grundsätzlich der jeweilige Auftraggeber.
(2) Die Verarbeitung durch Mycalls erfolgt in diesen Fällen ausschließlich auf Grundlage des Dienstleistungsverhältnisses, des abgeschlossenen AVV und dokumentierter Weisungen des Auftraggebers.
(3) Die Festlegung und Sicherstellung einer geeigneten Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Anruferdaten sowie die Erfüllung der Informationspflichten gegenüber Anrufern obliegen dem jeweiligen Auftraggeber als Verantwortlichem. Mycalls unterstützt dies durch eine konfigurierbare Begrüßungsansage, die auf die KI-gestützte Verarbeitung hinweist.
(4) Soweit Mycalls Daten für eigene Zwecke verarbeitet, etwa zur Vertragsanbahnung, Abrechnung, Kommunikation, IT-Sicherheit oder zum Betrieb der Website, ist Mycalls selbst Verantwortlicher.
Im Auftrag unserer Kunden können personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet werden:
Die planmäßige Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO ist nicht Bestandteil des Standardservices. Bei Einsatz in sensiblen Bereichen, z. B. Gesundheitswesen, Rechts- oder Steuerberatung, sind vorab die erforderlichen zusätzlichen datenschutz- und ggf. berufsrechtlichen Anforderungen zu klären und erforderlichenfalls ergänzende Vereinbarungen zu schließen.
Eingehende Gespräche werden, soweit vom Auftraggeber beauftragt, in Echtzeit durch KI-gestützte Spracherkennung transkribiert. Die Transkription dient insbesondere der Dokumentation, Zusammenfassung, Klassifizierung und weiteren Bearbeitung des Anliegens.
Gesprächstranskripte werden nach Zweckfortfall, spätestens jedoch nach 60 Tagen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Transkribierte Gesprächsinhalte können automatisiert analysiert werden, um beispielsweise Namen, Unternehmen, Anliegen, Ansprechpartner, Kontaktdaten, Gesprächsgründe, Zusammenfassungen, Konfidenzwerte und Transferinformationen zu erzeugen. Die Ergebnisse dienen als technische Hilfsmittel und können fehlerhaft oder unvollständig sein.
Zur automatisierten Gesprächsführung kann KI-gestützte Sprachausgabe eingesetzt werden. Dabei werden Antworten synthetisch erzeugt oder wiedergegeben. Welche Daten hierfür verarbeitet werden, richtet sich nach der konkreten Gesprächssituation und der technischen Konfiguration.
Mycalls trifft im Rahmen des Standardservices keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit Rechtswirkung oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Die finale Entscheidung über rechtlich oder wirtschaftlich relevante Maßnahmen verbleibt beim jeweiligen Auftraggeber bzw. dessen Ansprechpartnern.
Soweit im gewählten Leistungspaket enthalten und konfiguriert, kann ein Gespräch an einen vom Auftraggeber benannten Ansprechpartner weitergeleitet werden. Hierbei können zur Übergabe erforderliche Gesprächsinformationen, etwa Name, Firma und Anliegen, übermittelt werden. Ein Warm Transfer an ein eigenes Mycalls-Callcenter-Team ist nicht Bestandteil des Standardservices, sofern dies nicht ausdrücklich individuell vereinbart wurde.
(1) Die Echtzeit-Transkription ist von einer dauerhaften Audioaufzeichnung zu unterscheiden.
(2) Eine Speicherung vollständiger Gesprächsaudiodateien erfolgt nur, wenn diese Funktion ausdrücklich vereinbart und aktiviert wurde und die hierfür erforderlichen rechtlichen Voraussetzungen durch den Verantwortlichen sichergestellt sind. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, muss sie vor der Aufzeichnung wirksam eingeholt werden.
(3) Aktivierte Audiodateien werden spätestens nach 30 Tagen automatisch gelöscht, soweit keine zwingende gesetzliche Pflicht einer früheren oder abweichenden Behandlung entgegensteht.
(1) Nach Anrufen mit inhaltlicher Interaktion können automatisierte E-Mail- und/oder SMS-Benachrichtigungen an die vom Auftraggeber festgelegten Empfänger versendet werden. Inhalt und Empfänger richten sich nach der Kundenkonfiguration.
(2) Soweit vereinbart, können Anrufdaten automatisiert an eine vom Auftraggeber angebundene CRM-Lösung oder über API-/Webhook-Schnittstellen an Systeme des Auftraggebers übertragen werden.
(3) API- und sonstige Datenübertragungen werden nach dem Stand der Technik abgesichert, insbesondere durch verschlüsselte Verbindungen und Zugriffskontrollen. Soweit technisch vorgesehen, werden Übertragungsvorgänge protokolliert.
(4) Für die Rechtmäßigkeit der vom Auftraggeber benannten Empfänger, Zielsysteme und weiteren Verarbeitungen ist der Auftraggeber im Rahmen seiner Verantwortlichkeit zuständig.
(1) Mycalls setzt zur Leistungserbringung Unterauftragnehmer ein, insbesondere für Serverinfrastruktur, VoIP-Telefonie, Cloud-/CRM-Funktionen, KI-Spracherkennung, KI-Textanalyse und Sprachausgabe. Eine aktuelle Liste der eingesetzten Unterauftragnehmer wird Auftraggebern auf Anfrage zur Verfügung gestellt.
(2) Soweit ein Dienstleister als Auftragsverarbeiter eingesetzt wird, wird er entsprechend den Anforderungen des Art. 28 DSGVO vertraglich eingebunden.
(3) Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des KI-Telefonservices erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums.
(4) Soweit eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland erfolgt, erfolgt diese ausschließlich unter Einhaltung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, soweit diese erforderlich und anwendbar sind.
(5) Aussagen zu konkreten Drittlandübermittlungen richten sich nach der jeweils aktuellen technischen Konfiguration und Unterauftragnehmerliste; eine Drittlandübermittlung wird nicht pauschal für sämtliche Verarbeitungen vorausgesetzt.
Mycalls trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Dazu gehören – abhängig vom jeweiligen System – insbesondere:
Die konkret vereinbarten Maßnahmen für Auftragsverarbeitungen ergeben sich ergänzend aus dem jeweiligen AVV und dessen Anlage zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Daten, die Mycalls als eigener Verantwortlicher für Vertragsdurchführung, Rechnungsstellung, Buchhaltung oder die Erfüllung gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten benötigt, werden für die jeweils gesetzlich erforderliche Dauer gespeichert. Diese Aufbewahrung ist von den kurzen Löschfristen für Gesprächsinhalte und Transkripte zu unterscheiden.
Daten aus Vertragsanbahnung und Onboarding, die nicht zu einem Vertragsverhältnis führen, werden gelöscht, sobald sie für die Vertragsanbahnung nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsgründe oder berechtigten Interessen an einer befristeten weiteren Speicherung bestehen. Eine pauschale fünfjährige Speicherung von Gesprächs- oder Interessentendaten findet nicht statt.
Bei Anfragen, Angeboten, Vertragsverhandlungen und der laufenden Geschäftsbeziehung verarbeitet Mycalls insbesondere Namen, geschäftliche Kontaktdaten, Unternehmensdaten, Kommunikationsinhalte sowie Abrechnungs- und Vertragsdaten.
Rechtsgrundlage ist je nach Fall Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen, insbesondere an effizienter Geschäftskommunikation, IT-Sicherheit und der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
Beim Aufruf unserer Website können technisch erforderliche Zugriffsdaten verarbeitet werden, z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer-Informationen, Browser- und Geräteinformationen sowie Server-Logdaten. Die Verarbeitung dient insbesondere der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website und erfolgt, soweit personenbezogen, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Technisch unbedingt erforderliche Cookies oder vergleichbare Zugriffe auf Informationen in der Endeinrichtung können ohne Einwilligung eingesetzt werden, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Nicht erforderliche Cookies, Analyse- oder Marketingtechnologien werden nur nach vorheriger Einwilligung eingesetzt. Für das Speichern oder Auslesen von Informationen in Endeinrichtungen gelten insbesondere die Anforderungen des § 25 TDDDG; die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich zusätzlich nach der DSGVO.
Soweit auf unserer Website Analyse- oder Marketingdienste eingesetzt werden, werden diese nur entsprechend der im Einwilligungsbanner getroffenen Auswahl aktiviert, sofern eine Einwilligung erforderlich ist. Die konkret eingesetzten Dienste, Anbieter, Zwecke, Speicherdauern und etwaige Drittlandübermittlungen müssen im Cookie-/Consent-Banner bzw. in ergänzenden Informationen aktuell ausgewiesen werden. Diese Datenschutzerklärung behauptet keinen Einsatz eines bestimmten Analyseanbieters, wenn dieser technisch nicht tatsächlich aktiviert ist.
Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation der Vertragsanbahnung oder Vertragsdurchführung dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen.
Empfänger können – soweit für den jeweiligen Zweck erforderlich – interne berechtigte Personen, Auftraggeber, vom Auftraggeber benannte Empfänger, IT-/Hosting-Dienstleister, VoIP-Anbieter, CRM-/Kommunikationsanbieter, KI-Dienstleister, Zahlungs-/Buchhaltungsdienstleister sowie Behörden oder sonstige Stellen bei gesetzlicher Verpflichtung sein. Eine Weitergabe zu fremden Werbezwecken erfolgt nicht ohne eine hierfür erforderliche Rechtsgrundlage.
Soweit Mycalls für eine Verarbeitung Verantwortlicher ist, haben betroffene Personen nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:
Bei Daten, die Mycalls ausschließlich als Auftragsverarbeiter für einen Kunden verarbeitet, leiten wir Betroffenenanfragen entsprechend dem AVV an den jeweiligen Verantwortlichen weiter bzw. unterstützen diesen bei der Bearbeitung.
Für Mycalls als in Nordrhein-Westfalen ansässiges Unternehmen ist – soweit die sachliche Zuständigkeit gegeben ist – insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) eine zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde. Betroffene Personen können sich daneben an jede nach Art. 77 DSGVO zuständige Aufsichtsbehörde wenden.
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich rechtliche Anforderungen, unsere Dienstleistungen oder die tatsächlich eingesetzten technischen Systeme ändern. Maßgeblich ist die jeweils veröffentlichte Fassung. Wesentliche Änderungen, die laufende Kundenverhältnisse betreffen, werden den betroffenen Auftraggebern in geeigneter Weise mitgeteilt.
Stand: September 2026 | Mycalls UG (haftungsbeschränkt) | info@my-calls.de | https://www.my-calls.ai